joulukuu 2013

Registraattorit ja muutos

Maria Lilja | artikkelit

Maailman suurissa museoissa registraattoritoimisto on talon hermokeskus, josta käsin hoituvat kokoelmien hankintoihin ja lahjoituksiin liittyvä koordinointi ja kokoelmadatan täydentäminen (Collection Registrar), kokoelmista lähteviin lainoihin ja talletuksiin liittyvä koordinointi (Registrar of Outgoing Loans / Long Term Loans) sekä näyttelytoimintaan liittyvä koordinointi (Registrar of Incoming Loans). Registraattorit huolehtivat useissa kansainvälisissä museoissa myös varastologistiikan koordinoinnista.

Tulevassa Kansallisgallerian koordinoinnissa meitä on yhteensä seitsemän henkeä: Toimin itse koordinoinnin esimiehenä, teen näyttelyprojekteja ja osallistun mm. ohjelmakarttatyöryhmän sekä valtiontakauslautakunnan toimintaan. Museoregistraattorit Minna Erwe ja Anna Pirkkalainen vastaavat pääosin Ateneumin näyttelyiden registroinnista. Riitta Rajalin registroi osan Kiasman ja Sinebrychoffin näyttelyistä, huolehtii koko Kansallisgallerian ulkomaan kuljetusten koordinoinnista ja varastokoordinoinnista. Kristina von Knorring on koko Kansallisgallerian laina- ja talletusregistraattori. Ajomestari Arto Henriksson ja kuljettaja Esa Rahikainen siirtyvät virallisesti vuoden 2014 alusta koordinoinnin tiimiin.

Muutos on mahdollisuus

Valtion taidemuseon muuttuminen Kansallisgalleriaksi on avannut VTM:n registraattoreille mahdollisuuden tehostaa museon toimintaa usealla tavalla. Koordinointisektori on muutostyön alusta lähtien ottanut strategiakseen proaktiivisen suunnittelun ja kehittämisen tien. Olemme pyrkineet avoimeen vuorovaikutukseen muutosryhmän ja museoyksiköiden kanssa esittelemällä konkreettisia suunnitelmia ja ehdotuksia niiden toteuttamiseksi.

Tavoitteena on koko Kansallisgalleriaa palveleva koordinointiosasto, jonka vahvuuksia ovat rautainen ammattitaito, kokoelmien tuntemus, erinomaiset koti- ja ulkomaiset verkostot sekä hyvä osaston sisäinen yhteishenki.

Toimintaamme ohjaavat Kansallisgallerian strategia, linjaukset ja yhteisesti sovitut tavoitteet. Käytännön työtämme puolestaan ohjaavat museoiden näyttely- ja kokoelmaosastojen suunnitelmat, joita toteutamme yhteistyössä museoammatillisten kollegojemme, yhteistyökumppaniemme ja asiakkaidemme kanssa.

Koordinointisektorin keskeisiä tehtäviä on toimia tiedonvälittäjänä teosten liikkumisesta niin näyttely- kuin kokoelmatoiminnan osalta mm. konservaattoreille, näyttelytekniikalle ja kuljetussektorille. Koska registraattorit hallinnoivat lainasopimuksia, pitää kaikkien sopimuksissa mainittujen keskeisten vaatimusten tulla huomioon otetuiksi teoksia käsiteltäessä ja siirrettäessä. Tämä koskee sekä museon kokoelmista lähteviä että museon näyttelyihin muualta lainattavia teoksia.

Talokeskeisestä ajattelusta olemme siirtyneet toimintakeskeiseen malliin, toiminta-alueet ovat: näyttelyt, kokoelmatyö (lainat ja talletukset), kuljetukset ja varastot.

Muutos on konkretiaa

Mitä olemme tähän mennessä saaneet aikaan? Jo vuoden 2012 lopulla esittelimme muutosryhmälle kehittämisehdotuksemme ja niiden mahdolliset vaikutukset:

LAINA- JA TALLETUSASIAT

  • Kaikkien museoiden laina- ja talletusasiat keskitetään yhdelle registraattorille
  • Registraattori toimii yhteistyössä museoiden kokoelmatyöryhmien kanssa. Näin säästyy sekä asiakkaiden että museotyöntekijöiden aikaa. Samalla tehostetaan omien kuljetusten logistiikkaa. Asiakkaan kannalta on selkeää kääntyä saman nimetyn henkilön puoleen. Kustannustehokkuus on merkittävä sekä museon että asiakkaan kannalta.

Tapahtunut 2013 aikana: Kristina von Knorring hoitaa Ateneumin ja Kiasman lainaustoimintaa sekä kaikkien museoiden talletuksia. Siffin lainatkin siirtynevät hänelle vuoden 2014 aikana.

ULKOMAANKULJETUKSET

  • Kaikkien ulkomaankuljetusten yhdistäminen ja tarvittaessa niiden kilpailutus
  • kuljetuskustannusten minimoimiseksi yksi registraattori hoitaa kaikkien museoiden ulkomaan kuljetukset
  • ulkomaisten kuljetussuunnitelmien ja -kilpailutusten keskittäminen samalle henkilölle antaa mahdollisuuden niiden yhdistämiseen kaikkien museoiden osalta. Hintatietoisuus ja logistiikkakontaktit vahvistuvat entisestään.  Näyttelyiden kuljetukset ovat tällöin yhdistettävissä mahdollisuuksien mukaan laina- ja talletuskuljetuksiin, jolloin yksittäisen kuljetuksen kustannukset on mahdollista saada jopa puolitettua.

Tapahtunut 2013 aikana: Projekti on käynnistymisvaiheessa, Riitta Rajalin tulee vastaamaan ulkomaankuljetusten koordinoinnista.

KULJETUSSEKTORI JA VARASTOVASTUUT

  • Kotimaan kuljetusten koordinointi voisi pitää sisällään:
  • Joka aamuinen postikierros hoidetaan fillarilähettien toimesta = kuskit voivat ajaa heti aamusta tilattuja kuljetuksia
  • Kuljetustilaukset siirretään sähköiseen muotoon, joiden peruspohja on valikoidun käyttäjäryhmän luettavissa = parantaa tiedonkulkua sekä yksinkertaistaa varausten hallintaa
  • Kun kaikki lainat siirtyvät yhden registraattorin hallintaan, lainojen kuljetusten yhdistäminen on selkeämpää
  • Laskutettavien kuljetusten periaatteiden selkeyttäminen
  • Selvitys onko nykyinen kuljetussektori riittävästi resursoitu (ajojärjestelijä/kuljettaja + 1 ostopalvelukuljettaja) sekä annetun budjetin riittävyys

Tapahtunut 2013 aikana: Postikierros on ulkoistettu Bringille. Kuljetustilausten osalta projekti on käynnistymässä, Maria Lilja tekee uudistussuunnitelmat yhteistyössä Arto Henrikssonin kanssa.

  • Museoiden ulkopuoliset varastot ovat tällä hetkellä vailla kokonaislogistista hallintaa, varastojen koordinointi voisi pitää sisällään:
  • Museoissa sijaitsevat varastot ovat kooltaan rajalliset ja Valtion taidemuseolla onkin vuokrattuna useampi talojen ulkopuolinen varasto. Nämä museoiden ulkopuoliset varastot ovat tällä hetkellä vailla kokonaislogistista hallintaa, josta seuraa monia ongelmia: Varastot täyttyvät, niihin sijoitetut teokset, arkistomateriaalit ja muut tavarat (esim. vitriinit, näyttelyrakenteet) eivät ole optimaalisessa järjestyksessä ja tästä puolestaan seuraa käyttöasteen vajetta.
  • Perustetaan registraattorin vetämä varastotyöryhmä, jossa mukana edustus konservoinnista, museotekniikasta ja kiinteistöhallinnosta
  • Varastoitavan muun tavaran periaatteiden luominen (mitä säilytetään ja mitä ei)

Tapahtunut 2013 aikana: Riitta Rajalinin vetämä varastotyöryhmä on aloittanut työnsä ja käynnissä on varastotilojen ja -tarpeiden kartoitus.

 NÄYTTELYTOIMINTA

Näyttelytoiminta on edelleen suurin ja keskeisin toiminta-alueemme. Kansainvälisissä näyttelyissä suurimmat kuluerät liittyvät kuljetuksiin ja vakuutuksiin. Näillä alueilla olemme eksperttejä – meillä on erinomaiset kansainväliset verkostot, joita osaamme hyödyntää.

Näyttelytoimintaan liittyvä suurin haaste on resurssien vähyys. Toivoisimme voivamme palvella kaikkia Kansallisgalleriassa tehtäviä näyttelyprojekteja parhaalla mahdollisella tavalla, mutta saavuttaaksemme tämän tavoitteen tarvitsemme tulevaisuudessa lisää osaavia registraattoreita tiimiimme.

Teksti • Maria Lilja, pääregistraattori, Ateneumin taidemuseo.

 

 

Kommentoi